Mieux gérer ses contacts et appels [Call Notes Pro, ... ]

Par franck_29 - Le 5/02/13 - Affichages : 3098

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Introduction. Un problème : comment gérer efficacement ses relations clients

Nous savons déjà qu'un smartphone peut largement être utilisé en environnement professionnel. Les connexions en mode push des serveurs de messagerie de son entreprise qui permettent d'avoir accès à ses messages, bien sûr, mais aussi à ses agendas et à ses contacts professionnels, sont, pour ceux qui y ont goûté, des fonctionnalités essentielles sur lesquelles on ne peut plus revenir.

En fait, on a souvent besoin d'aller plus loin.

Aujourd'hui, dans notre vie professionnelle, parmi nous, nombreux sont ceux qui gèrent des clients et des prospects. La masse de choses à gérer est souvent telle, qu'il est possible de se laisser déborder et d'avoir le sentiment d'être submergé par tous ces appels.
La solution dans ce cas est un outil de CRM (Customer Relationship Management) [Gestion de la relation client]. Ces outils sont souvent des solutions d'entreprise plus ou moins complexes (et onéreuses) qui vous permettront lors d'un appel d'un client, d'avoir instantanément accès à tout son "dossier". Parfois même il s'affiche automatiquement sur votre écran, alors que vous vous apprêtez à le prendre en ligne.

Par contre, en situation de mobilité, les choses commencent à devenir délicates, car l'on a pas forcément accès à ce fameux dossier client.
Enfin, quand on est auto-entrepreneur ou simple particulier gérant beaucoup d'appel, les choses sont encore plus délicates. Les solutions proposées peuvent être chères et complexes et surtout là encore, sont très rarement accessibles en situation de mobilité.

L'objet de cet article, est de fournir quelques pistes et quelques outils qui vont vous permettre de mieux gérer votre "parc" de correspondants, quand on a un smartphone android. Ces "pistes et outils" vous permettront :

1/ D'avoir accès à un dossier client à chaque fois que vous l’appellerez, ou qu'il vous appellera.
2/ De modifier ce "dossier" en cours d'appel, ou bien sur en dehors de tout appel.
3/ A l'issue de l'appel, vous pourrez créer un rendez-vous ou une tâche à accomplir fonction de l'appel que vous venez de recevoir.

Pour ce faire, nous nous baserons sur l'écosystème Google (pour particulier, ou, pour professionnel : google apps), c'est à dire que nos contacts, notre agenda et nos tâches seront liés à votre compte Google.

Bien sûr, cela peut être utile aux simples particuliers.

Une règle pour enrichir des contacts, et deux applications à installer.

Renseigner correctement ses contacts Google.
Nous prendrons l'habitude de renseigner correctement le champ "Notes" de tous les contacts que nous voulons suivre. Ceci peut se faire depuis l'interface web de Gmail (écran contact), dans la grande zone de saisie à droite du contact, ou encore dans votre application "contacts" sur votre smartphone. (cf. les deux screens ci-dessous). Bien sûr, selon qu'on est en situation de mobilité ou pas, nous choisirons l'une ou l'autre de ces méthodes, sachant que le tout est bien sûr parfaitement synchronisé.

Renseigner le champ note de ses contacts : depuis l'interface web :
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ou depuis votre smartphone : (on remarque évidemment l'identité des champs "Notes")
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Installer l'application "Call Notes Pro"

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Cette application, bien que fort simple d'emploi, est extrêmement bien pensée.
Son rôle est d'afficher en cas d'appel entrant ou sortant, le contenu du champ "Notes" du contact qui vous appelle (ou que vous appelez)
Ainsi, en cas d'appel, avant de décrocher, prenez le temps de parcourir les notes que vous avez prises, vous voilà les idées rafraîchies sur tout ce que vous devez savoir sur ce contact avant de décrocher.

L'application se trouve facilement sur le Google Play Store . Mot clé de recherche "Call Notes Pro".

Au passage, elle vous offre un troisième moyen de saisir des notes synchronisées avec votre compte Google, l'interface est rustique mais efficace.

L'affichage de la "Note" quand on m'appelle (premier écran). Pendant l'appel, je puis aussi la modifier, en cliquant sur le "petit crayon" (écran 2) :
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Installer l'application "Call Reminder Notes"

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Cette application permet aussi de saisir des notes sur les contact, cependant elles ne sont pas synchronisées avec votre compte Google, donc nous n'utiliserons pas cette fonctionalité. En revanche, elle donne tout son potentiel en fin d'appel.
Elle vous propose en effet :
-d'ajouter un rappel (et d'en fixer la date et l'heure... vous serez notifié à l'heure dite)
-de créer une tâche google
-d'ajouter un rendez-vous dans cotre agenda

ci-dessous l'écran le plus utile de "Call Reminder Notes", il s'affiche systématiquement en fin de chaque appel:
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C'est là encore, peut être un peu rustique, mais bigrement efficace.
L'application se trouve facilement sur le Google Play Store . Mot clé de recherche "Call Reminder Notes".

Conclusions

Armés de ces deux applications, dès lors que vous vous astreignez à renseigner correctement les champs "Notes" de vos contacts, vous ne devriez plus vous trouver dépourvu en cas d'appel d'un de ces contacts. En outre, à l'issue, vous pourrez planifier toutes les actions nécessaires dont vous avez convenues lors de votre appel.

Alors bien sûr, nombre d'entre vous doivent sourire, les fonctions présentées ici sont de très bas niveau. N'empêche, sans prétention, elles sauront rendre service à nombre d'entre nous qui ne pensons pas nécessairement à utiliser toutes les possibilités offertes par nos smartphones android.

A titre personnel, j'utilise pleinement ces fonctionnalités. Et franchement, c'est bien plus qu'un gadget. Elles méritent que vous les essayiez et vous verrez, à l'usage elles se rendront utiles, et surtout, vous feront gagner un temps toujours précieux.


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